Política de Tratamiento de Datos Personales — SysCount 3

Versión 1.1 · vigente desde el 30 de octubre de 2026

1. Responsable del tratamiento

2. A quién aplica y en qué calidad actuamos

• Datos del Cliente y sus establecimientos (quien contrata SysCount 3): Esmeralab es responsable del tratamiento.
• Datos de terceros que el Cliente incluye en SysCount 3 (sus clientes finales, proveedores, empleados) y que se envían a la nube: el responsable es el Cliente y Esmeralab es encargado, de modo que los trata solo por instrucción del Cliente, para prestar el Servicio y con las mismas medidas de seguridad. El Cliente debe contar con la autorización de esos titulares.

3. Datos que recolectamos

Del Cliente (persona natural o representante): nombre y apellidos, número de cédula, teléfono, correo electrónico, dirección de residencia, ciudad y departamento; datos de acceso al micrositio (correo y contraseña, esta última guardada de forma cifrada irreversible).

De cada establecimiento: nombre, número de sucursal, NIT, dirección, ciudad y departamento.

Del uso de la licencia y del software: clave de licencia, identificador de la instalación, versión del software, y datos del entorno técnico (versión del sistema operativo, modelos de impresora, número de terminales, tamaño de la base de datos), fecha y dirección IP de los accesos y de las aceptaciones, y registro de las acciones de la cuenta.

Del pago: estado de la suscripción, historial de cobros y la referencia de la fuente de pago de Wompi con los últimos cuatro dígitos de la tarjeta. No recolectamos ni almacenamos el número completo, la fecha de vencimiento ni el código de seguridad de la tarjeta.

De la información que el Cliente envía a la nube (planes que lo incluyen): totales de ventas por día, cartera de clientes, cuentas por pagar, usuarios en línea, inventario y copias de seguridad completas de la base de datos del software. Estas pueden contener datos personales de los clientes finales, proveedores y empleados del Cliente.

No recolectamos datos sensibles (Art. 5 de la Ley 1581) ni datos de menores de edad de forma intencional. El Cliente se compromete a no enviar a la plataforma datos sensibles que no sean necesarios.

4. Finalidades

Tratamos los datos para: (a) identificar al Cliente y celebrar y ejecutar el contrato; (b) emitir, activar, validar, desactivar o revocar licencias; (c) gestionar suscripciones, cobros, mora y facturación de nuestro servicio; (d) entregar actualizaciones y dar soporte técnico y capacitación; (e) mostrar al Cliente, en el micrositio, la información que su instalación envía; (f) conservar sus copias de seguridad; (g) conectar con proveedores de facturación electrónica cuando el Cliente lo active; (h) enviar comunicaciones del servicio (contraseña inicial, avisos de cobro, cambios de planes o de estos documentos, novedades de seguridad); (i) proteger la seguridad del Servicio, prevenir fraudes y auditar el acceso; (j) cumplir obligaciones legales y atender requerimientos de autoridades; (k) elaborar estadísticas internas agregadas y anónimas para mejorar el producto.

No usamos los datos para publicidad de terceros, no los vendemos, no los alquilamos y no los compartimos con terceros para sus fines propios.

5. Autorización

El tratamiento se hace con la autorización previa, expresa e informada del titular, que se obtiene cuando el Cliente acepta estos documentos al contratar o al ingresar por primera vez al micrositio. Se conserva la prueba de la aceptación (versión, fecha y origen). El titular puede revocar la autorización o solicitar la supresión de sus datos, salvo cuando exista un deber legal o contractual de conservarlos.

6. Con quién compartimos datos

Los datos están bajo nuestra custodia y no se comparten ni se venden. Solo intervienen proveedores tecnológicos estrictamente necesarios, que tratan los datos por encargo nuestro y bajo sus propias medidas de seguridad:

Algunos de estos proveedores pueden almacenar o procesar datos fuera de Colombia. Al aceptar esta política el titular autoriza esas transferencias y transmisiones necesarias para prestar el Servicio, que se hacen a proveedores con medidas de seguridad adecuadas (Art. 26 de la Ley 1581).

7. Derechos de los titulares

Conforme al Art. 8 de la Ley 1581, el titular puede: (a) conocer, actualizar y rectificar sus datos; (b) solicitar prueba de la autorización; (c) ser informado del uso que se ha dado a sus datos; (d) presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley; (e) revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos cuando no se respeten los principios, derechos y garantías; (f) acceder gratuitamente a sus datos personales.

8. Cómo ejercer los derechos (consultas y reclamos)

• Cómo: escribiendo a sam.cifuentes93@gmail.com, o por escrito a la dirección de la sección 1, con el nombre y cédula del titular, la descripción de lo que solicita y los datos para responder. Si actúa un tercero, debe acreditar su representación.
• Consultas: se responden en máximo diez (10) días hábiles; si no es posible, se informa el motivo y la nueva fecha, que no superará cinco (5) días hábiles adicionales.
• Reclamos (rectificación, supresión, revocatoria o presunto incumplimiento): se responden en máximo quince (15) días hábiles, prorrogables por ocho (8) días hábiles más con aviso. Si el reclamo está incompleto, se pedirá subsanarlo dentro de los cinco (5) días siguientes.
• Solo se puede acudir a la SIC después de haber agotado este trámite ante nosotros.

9. Seguridad

Aplicamos medidas técnicas y organizativas razonables: contraseñas almacenadas con algoritmo de resumen lento (Argon2id), conexión cifrada (HTTPS), bloqueo por intentos fallidos, verificación anti-robots, sesiones seguras, acceso de administradores por permisos individuales con bitácora de acciones, firma criptográfica de las licencias, archivos de copias de seguridad guardados fuera del acceso público y entrega de las llaves y claves solo por variables de entorno. Ningún sistema es completamente invulnerable; si ocurre un incidente que afecte datos personales, lo gestionaremos y lo informaremos a los titulares y a la SIC cuando corresponda.

10. Conservación

Conservamos los datos mientras dure la relación y, después, el tiempo necesario para cumplir las obligaciones legales, contractuales y de defensa jurídica. Tras terminar el contrato, los datos y copias de seguridad cargados a la plataforma se conservan 30 días para que el Cliente pueda recuperarlos y luego se eliminan. Los registros de aceptación, facturación y acceso se conservan el tiempo que exija la ley.

11. Cookies

El micrositio usa únicamente la cookie de sesión (técnica y necesaria para mantener el inicio de sesión) y no emplea cookies de publicidad ni de seguimiento. Cloudflare Turnstile puede usar elementos técnicos para verificar que quien ingresa no es un robot.

12. Registro Nacional de Bases de Datos

Esmeralab revisará si le corresponde inscribir sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) de la SIC según los criterios vigentes (activos totales y naturaleza del responsable) y lo hará cuando sea obligatorio.

13. Vigencia y cambios

Esta política rige desde la fecha indicada. Los cambios sustanciales se informarán al titular por correo y en el micrositio antes de aplicarse, y las versiones anteriores se conservan junto con la versión aceptada por cada Cliente.