Términos y Condiciones de Uso — SysCount 3

Versión 1.1 · vigente desde el 30 de octubre de 2026

1. Quién presta el servicio

El servicio SysCount 3 (el «Servicio») lo presta Esmeralab – Samuel Cifuentes, identificado con NIT 1116261839-3 (en adelante, «Esmeralab», «nosotros»), con domicilio en San José del Guaviare, Cra 19A 24A-10, Apto B5-201, Barrio Villas de San Ignacio, correo sam.cifuentes93@gmail.com y teléfono +57 312 704 7620.

«Cliente» es la persona natural o jurídica que contrata el Servicio para sí o para los establecimientos de comercio que explota. «Usuario» es cualquier persona que usa el Servicio con la autorización del Cliente.

2. Qué es el Servicio

SysCount 3 es un software de gestión comercial (ventas, inventario, compras, cartera y reportes) que se instala en el equipo del Cliente. Junto con el software, Esmeralab ofrece una plataforma en la nube (syscountv3.esmeralab.com) que permite:

• validar la licencia del software y activar las funciones que correspondan al plan contratado;
• entregar las actualizaciones del software;
• según el plan, recibir y mostrar al Cliente información de consulta de sus establecimientos (ventas por día, cartera, cuentas por pagar, usuarios en línea, inventario y datos del último respaldo) y conservar copias de seguridad;
• según el plan, facilitar la conexión con proveedores tecnológicos de facturación electrónica.

El software funciona en el equipo del Cliente; la plataforma en la nube es un complemento y no sustituye las copias de seguridad propias que el Cliente debe mantener.

3. Aceptación

Al activar una licencia, al ingresar por primera vez al micrositio de clientes o al registrar un medio de pago, el Cliente declara que leyó y aceptó estos Términos y la Política de Tratamiento de Datos Personales. La aceptación queda registrada con su versión, fecha y dirección de origen. Quien no esté de acuerdo no debe usar el Servicio.

4. Licencia de uso del software

4.1. Esmeralab concede al Cliente una licencia limitada, no exclusiva, intransferible y revocable para usar SysCount 3 en el establecimiento al que se asigna la licencia, mientras esté vigente la suscripción o el período de prueba.

4.2. Cada licencia se vincula a una instalación (el equipo que actúa como servidor). Los terminales de la red local del mismo establecimiento se conectan a esa instalación. Para trasladar la licencia a otro equipo, el Cliente debe solicitarlo a Esmeralab, que liberará el vínculo.

4.3. Está prohibido copiar, vender, alquilar, sublicenciar, descompilar o intentar eludir los mecanismos de licenciamiento del software, así como usar una misma licencia en varios establecimientos.

4.4. El software y la plataforma, su código, diseño, marcas y logotipos son propiedad de Esmeralab. El Cliente conserva la propiedad de sus datos (sección 9).

5. Períodos de prueba

SysCount 3 puede usarse con una licencia sin suscripción activa y tiene un período de prueba de 30 días desde su activación. Durante la prueba no está disponible la facturación electrónica. Vencida la prueba, el Cliente debe contratar un plan para seguir usando el Servicio.

6. Planes, precios y pagos

6.1. Planes. Esmeralab ofrece planes de suscripción con distintos límites y funciones (a la fecha: Básica, Emprendedor y Premium). Las características y el precio vigente de cada plan se muestran en el micrositio de clientes y en la propuesta comercial entregada al Cliente.

6.2. Precios. Se expresan en pesos colombianos y son mensuales IVA incluido.

6.3. Cobro automático. El Cliente autoriza a Esmeralab para cobrar la suscripción de forma recurrente cada mes, con el medio de pago que registre a través de Wompi. Los datos de la tarjeta se ingresan directamente en la plataforma de Wompi: Esmeralab no recibe ni almacena el número completo, la fecha de vencimiento ni el código de seguridad; solo conserva una referencia de la fuente de pago y los últimos cuatro dígitos.

6.4. Mora. Si un cobro es rechazado, Esmeralab lo reintentará tres veces, con dos días de diferencia entre intentos, y avisará al Cliente por correo. El Cliente dispone de siete (7) días de gracia desde el primer cobro rechazado durante los cuales el Servicio sigue funcionando. Vencida la gracia sin pago, la licencia se suspende y el software informará que no es válida, hasta que se regularice el pago. Los datos del Cliente no se borran por la suspensión.

6.5. Cambios de planes y precios. Esmeralab puede modificar en cualquier momento los planes, sus precios, beneficios, límites y funciones. Los cambios se informarán al Cliente por correo y en el micrositio con al menos treinta (30) días de antelación a la fecha del siguiente cobro, y se aplicarán desde ese cobro; lo ya pagado no cambia. Si el Cliente no está de acuerdo, puede cancelar su suscripción antes de esa fecha sin cargo adicional. Si continúa usando el Servicio después de esa fecha, se entiende que acepta las nuevas condiciones. Algunas funciones activadas desde la plataforma pueden requerir una versión del software que las soporte.

6.6. Cancelación. El Cliente puede cancelar su suscripción cuando quiera; no se hacen más cobros y el Servicio sigue disponible hasta el final del período ya pagado. No hay devolución de períodos ya iniciados, salvo lo que ordene la ley.

6.7. Retracto y garantías. Los derechos del consumidor que reconoce la Ley 1480 de 2011 (Estatuto del Consumidor) se respetan en lo que sea aplicable a la naturaleza del servicio.

7. Paquetes de documentos electrónicos y facturación electrónica

7.1. La facturación electrónica solo está disponible en los planes que la incluyen y en licencias con suscripción (no en prueba). El plan Premium incluye un paquete anual de documentos; los demás planes elegibles pueden comprar paquetes adicionales. Los paquetes tienen el precio y la cantidad publicados al momento de la compra.

7.2. La emisión, validación y transmisión de documentos electrónicos se realiza a través de un proveedor tecnológico autorizado por la DIAN (a la fecha, Factus). El Cliente es el único responsable de la información de sus documentos, de contar con la habilitación y la resolución de numeración ante la DIAN y del cumplimiento de sus obligaciones tributarias. Esmeralab no es responsable por rechazos, demoras o indisponibilidad del proveedor o de la DIAN.

7.3. El saldo de documentos se lleva en un registro de movimientos; los errores se corrigen con un movimiento compensatorio. los saldos de los paquetes adquiridos vencen al año de haberse solicitado, y no son acumulables.

8. Actualizaciones, soporte y disponibilidad

8.1. Las actualizaciones del software son gratuitas y permanentes mientras el Servicio se preste, y se obtienen desde la plataforma.

8.2. El soporte técnico es gratuito por los canales indicados en la sección 1. Esmeralab responderá en horario hábil y hará lo razonable por resolver los casos; no se garantiza un tiempo de respuesta fijo. La capacitación incluida en el plan (por ejemplo, 2 horas) se coordina de común acuerdo.

8.3. La plataforma se presta «tal como está» y con un esfuerzo razonable de disponibilidad. Puede haber interrupciones por mantenimiento, fallas de terceros (hosting, proveedores de pago o de internet) o fuerza mayor. El software sigue funcionando en el equipo del Cliente, con las funciones que dependen de la nube suspendidas, y tiene un período de gracia sin conexión para la validación de la licencia.

9. Datos del Cliente, copias de seguridad y custodia

9.1. Los datos que el Cliente genera con SysCount 3 (ventas, inventario, clientes, proveedores, etc.) son del Cliente. Esmeralab solo los trata para prestarle el Servicio.

9.2. Con los planes que lo incluyen, el Cliente puede enviar a la plataforma datos de consulta y copias de seguridad. Esmeralab custodia esos datos con medidas técnicas y organizativas razonables (acceso restringido, contraseñas con almacenamiento seguro, conexión cifrada, archivos fuera del acceso público) y no los vende, no los comparte ni los cede a terceros, salvo los proveedores tecnológicos estrictamente necesarios para prestar el Servicio (ver la Política de Tratamiento de Datos Personales) o una orden de autoridad competente.

9.3. Se conservan hasta dos copias de seguridad por establecimiento; al recibir una nueva se reemplaza la más antigua. Las copias son un complemento: el Cliente debe mantener sus propias copias.

9.4. El Cliente es responsable de los datos personales de terceros (sus propios clientes, proveedores y empleados) que incluya en el software y en lo que envíe a la plataforma, y de contar con la autorización de esos titulares. Respecto de esos datos, Esmeralab actúa como encargado del tratamiento y los trata únicamente por instrucción del Cliente y para prestar el Servicio.

9.5. Al terminar la relación, Esmeralab conservará los datos del Cliente durante 30 días para que pueda recuperarlos y luego los eliminará de la plataforma, salvo lo que deba conservarse por obligación legal (por ejemplo, registros de facturación y de aceptación de estos Términos).

10. Uso aceptable y seguridad de las cuentas

10.1. El Cliente se compromete a: dar información veraz y mantenerla actualizada; custodiar sus claves, su licencia y su contraseña del micrositio, que son personales; avisar de inmediato de cualquier uso no autorizado; y no usar el Servicio para fines ilícitos ni para afectar su funcionamiento (por ejemplo, ataques, intentos de acceso a datos de otros clientes o pruebas de fuerza bruta).

10.2. Esmeralab puede desactivar o revocar una licencia, de forma inmediata y con aviso al Cliente, por incumplimiento de estos Términos, uso fraudulento, uso en varios establecimientos o impago. La desactivación es reversible; la revocación es definitiva. En ambos casos el software mostrará que la licencia ya no es válida.

11. Responsabilidad

11.1. Esmeralab responde por la prestación del Servicio conforme a estos Términos y a la ley. En la medida permitida por la ley, no responde por daños indirectos, lucro cesante, pérdida de ventas o de información causados por fallas del equipo o de la conexión del Cliente, uso indebido del software, falta de copias de seguridad propias, o fallas de terceros.

11.2. Cuando proceda una indemnización, el límite máximo será el valor de lo pagado por el Cliente por el Servicio en los doce (12) meses anteriores al hecho, salvo dolo, culpa grave o lo que la ley no permita limitar.

12. Modificaciones de estos Términos

Esmeralab puede actualizar estos Términos. Los cambios se publicarán con su nueva versión y se informarán al Cliente por correo y en el micrositio con al menos treinta (30) días de antelación. El uso del Servicio después de la fecha de vigencia implica su aceptación; si el Cliente no está de acuerdo, puede cancelar la suscripción.

13. Ley aplicable, peticiones y jurisdicción

Estos Términos se rigen por las leyes de la República de Colombia. Las peticiones, quejas y reclamos se atienden en el correo y el teléfono de la sección 1. Las controversias se intentarán resolver primero de forma directa; de no lograrse, serán conocidas por los jueces competentes de Colombia en la ciudad de San José del Guaviare. Los consumidores pueden acudir además a la Superintendencia de Industria y Comercio.